Vakaların aralık. oluşum sırası

Onların idamından sonra tüm belgeler durumunda gruplandırılması gerekir. GOST 51.141-98 uygun terimi "ticari" tek bir belge anlaşılacaktır veya kuruluşun özel bir yönü ile ilişkilidir ve ayrı kapağın altında bir klasöre yerleştirilir belgelerin ayarlanmalıdır. Her organizasyonda vakaların doğru oluşumu, depolama ve kayıt için yıllık belgelerin hızlı bir arama için gerekli olan bileşen İsimlendirme İşleri (hesaba iç ve dış çevrelerindeki değişimleri alarak) gerekmektedir.

Tüm işlerini oluşturan bir birim kayıt tutma birleşik durum sistemin gereksinimlerine göre yönlendirilmelidir. Ana hükümler GOST 51141-98, Rus Hükümetinin Arşivleri Bölümünün ana belgelerde belirtilmiştir, kılavuzlar organları, belgesel malzemelerin listelerini arşiv. O uymak zorunludur belgelerin saklanması açısından ve dosyalar. organizasyon her bölümde ve karşısında bir kompleks yapı ve birçok fonksiyonları ile bir organizasyon düzenleyerek belgeler, oluşumu ve indeksleme vakalarının yeknesak prensipler geçerli olur. Bu nedenle İsimlendirme İşleri Dairesi personel, kaliteli hizmet, başka herhangi bir yapısal birim veya kuruluş dikkate normatif dokümanların gereksinimlerini alarak oluşturulmalıdır.

İlk adımda isimlendirilmesi birimi veya kuruluşun vakalarını içermelidir belgelerin konularını ve kategorilerini, tanımlamaktır. Biz oluşturmak ve almak için nasıl belgelerin miktarın tamamını kapsayacak şekilde ihtiyaçtan ilerlemelidir. Eğer terminoloji kapsamında değildir yeni sorular gördüğünüzde, eklemeleri yapmak için gereklidir. Form İşler isimlendirme zamanında güncelleştirme bunu izin vermelidir. Bu nedenle, ne zaman indeksleme İşleri yeni endeksler olasılığını sağlamak ve zaten vakaları meydana önceden atanmış indeksleri yerine dışlamak gerekir. Geçme bitmemiş iş, orijinal sayının korunması itibaren gelecek yıl aralığında taşınır.

Her durumda başlığı açık ve tam olarak kasanın bileşimi ve bu klasöre yerleştirilir belgelerin içerikleri açıklanan gerekir. Bir klasörün üzerinde indeks ve belirtilmelidir raf ömrünü durumda. Vakaların Konsolidasyon benzeri örnek, siparişler, protokoller, talimatlar ve için, nominal bazda gerçekleştirilir. Kılıflar, örneğin, detaylı bir şekilde konfigüre edilebilir, böylece belirli bir raportör, yazışmalar gazetecilere hammadde kaynağı, yazışmalar, bir toprak olarak birleştirilir ve yazışmalar.

Ne zaman gruplama belgeler depolama açısından dikkat edilmelidir. geçici ve kalıcı depolama veya farklı depolama dönemlerinden birini vaka belgeler birleştirilecek olamaz. Bu taslak anlaşma dahil etmek yasaktır, alakasız belge veya kopya seçenekleri çarpılır. işlerine oluşturulmasında tüm belge imzalar ve uygun boşluk varlığında kontrol edilmelidir.

Dizin İşler ve öncelik sırası önem sırasına göre yapılmalıdır. öncelikle en önemli belgeler (emir, yönetmelik veya diğer özetliyor idari belgeler). işlerinin isimlendirme endeksleri ve işlerinin başlıklarını, terimler ve depolama koşulları, sipariş tahliye içermelidir. organizasyonda kurulu düzene tarafından onaylanmış ve kabul etti vakaların aralığı memuru bölgenin Devlet Arşivi'ni. Nomanklatüründeki yılın sonunda her kategoride yıl içinde açılmış davaların sayısını gösteren son rekor yayınladı. Kalıcı Arşivleme veya geçici depolama vakalarının bertaraf vakalarını Dosyalama (vadesinde) kurdu göre yürütülür ofis çalışması hakkındaki Talimat'ta organizasyon hakkının.