Kayıt yönetimi ve doküman yönetimi nedir?

Başarı iş onun uygun organizasyon bağlıdır. Hem yönetici ve çalışanları bu tür evrak bilmelidir. Ne türleri vardır ve ne düzenlemelerin iş akışının organizasyonu dikkate alınmalıdır, özellikleri nelerdir?

Ne kayıt yönetimi olan

Herhangi organizasyon, ne olursa olsun mülkiyet ve özellikleri, iş akışı içinde kağıt çeşitli oluşturur. Bu emir ve mektuplar ve raporlar ikisi de olabilir. Hepsi organizasyonel ve idari belgelere aittir.

Büro işleri - organizasyonun belgeler oluşturmak için bir etkinlik, belli kural ve şartlara tarafından gerçekleştirilen. Çoğu zaman işletmelerde bu sektörde ilgili personel istihdamı ayrılamadı. küçük firmalar ise sekreter işlevi hemen hemen her çalışanın üzerine yerleştirilebilir.

Eğer terminoloji (hangi evrakları) özünü anlamak, bu netleşiyor kelimenin kökeni söyledi. resmi bir bilgi malzeme taşıyıcısı üzerindeki bu, her şeyden önce, sabitleme. Bu işlem sırasında yaratır , organizasyonel ve idari belgeler sonradan belirli işlemleri başlatıldığı.

"Büro" terimi uzun süre göründü, fakat sadece geçen yüzyılın ortasında, resmen devlet düzeyinde yönetmeliklerinde tespit edilen, şekillendi.

Büro yönetimi ve doküman yönetimi - nedir?

Organizasyon bağımsız hukuk var olamaz. Her zaman bir kayıt yönetimi ve doküman yönetimidir. Ne aktarma kağıdının özellikleri, nasıl düzenlemek için, bu nedir? sekreterler, arşivcilerden personel departmanı çalışanları: Bu sorunlar uzmanlar tarafından çözülür.

İş yazışmaları somut bir ortam üzerinde sabitleme bilgiler, bir kağıt veya elektronik aletin oluşturulmasını içerir. Hareket düzeni veya yürütmeye yaratılmasından bir mektup ve arşiv veya imha gönderme - Temelinde iş akışı organizasyonu inşa edilmiştir.

çalışanları ve organizasyon belgenin yönetimine ilişkin olarak iş kağıtların yerine gelince iç ve dış ayrılmıştır. bir kaynaktan, gidilecek yolun emriyle harfleri bağlı olacaktır.

İç belge organizasyonu aşağıdaki adımları içerir:

• Proje belgesinin oluşturulması;
• koordinasyonu;
• Taslak belge imzalanması, tarih ve aşağı koyarak sicil numarası; Kayıt andan itibaren resmen yayınlandı kabul edilir ve yürütme için kabul;
• faillerini ve izleme getirmek;
• siparişlerin yürütülmesi;
• zamanlaması ve ihtiyaca bağlı olarak, depolama için belge, yürütülmesi kaydedilmesi;
• süresi geçmiş veya arşivleme için onları tasarım ile iş belgelerinin imha.

benzer, ancak bazı farklılıklar vardır, bir bütün olarak dış belgeyi Aşamaları:

• dışarıdan şirkete verilen belgeler. Bu yazı, ebeveyn ve çocuk, dallar, vatandaşlardan resmi makamlar, mahkeme emirleri harflerin makamlarından düzenlemeler olabilir.
• Tüm kayıt prosedüründen geçmesi için gerekli iş belgelerini organize aldı. Onlar kontrol altına alınır doğruluyor.
• Bir sonraki adım belge, giriş veya performans gereksinimleri ile çalışmaktır.
• Gerekirse, resmi bir tepki oluşur.
• Son aşama - uzun veya arşiv depolama ve nihai yıkımında çizim.

Buna ek olarak, örgütün yönetimine ilişkin belgenin türlerini şunlardır:

• yukarı doğru - yöneticiler (dipnotlar) Slave'den;
• aşağı doğru - çalışanlar (siparişler) için yönetimden;
• Yatay - denk pozisyona (eylemler, protokolleri) arasında.

Belgenin tüm aşamaları harekete özel dergilerde kaydedilmektedir edilir. Bunlar birçok farklı şekilde yapılabilir:

• bir kayıt hareket belge;
• kartları belgeler;
• elektronik belge kuruluşlarının büyük çoğunluğunda en yaygın olanıdır.

Duruşmaların Özellikleri

Birçok hangi yasal evrak merak ve toplamda ne farkı. Dava - bu belge ve maddi delillerin biraz farklı bir kümesidir. Uygun depolama ve hareket yargı sisteminin şeffaflığı sağlar. Deneme büro, örgütsel aksine gönüllü olabilir. Bu yetkili kişiler tarafından yapılır ve sıkı kontrol edilir. Onun için, düzenleyici ve iyi yıkıma kadar tüm adımları tanımladı.

Sekreter işlevleri

Ne evrak ve evrak şirket çalışanlarının çoğu çok muğlak bir fikir. Mesleki faaliyet - Bu aynı Sekreter için.

Sekreterliği işletmelerin temel işlevleri yerine doküman yönetimi. şekli ve çalışma organizasyonu kayıt tutma hizmeti işletmelerin özellikler bu tipe ayrılır:

• Merkezi - tüm sekreterler aynı bölümde ve konu-baş büro işçisi veya Kıdemli Sekreteri içindedir.
• Merkezi olmayan - Farklı üstlerine organizasyon ve konunun yerlerine yayılmış görevlerini, icra sekreterler ve personel.
• Karışık - bu büyük kuruluşlarda en yaygın olanıdır.

Özellikler şirketi doğrudan benimsenen sekreterya oluşturmak ne bağlıdır belgelemek.

ofis-Öğretim çalışmaları hakkında

Ne olursa olsun boyut ve mülkiyet biçiminin, herhangi bir organizasyonda belgelerin hareketini düzenleyen normatif bir hareket olmalıdır. Nedir kayıtlar yönetimine talimat, ve nasıl yapılır? Bu sorun sekreterler için değil, aynı zamanda liderler arasında sadece ilgilendirmez.

ofis-Öğretim çalışmaları hakkında - bu emri veya talimat kılavuzları, daimi eylem tarafından onaylanmış kuruluşun iç düzenlemedir. Bu belgenin geçiş tüm aşamalarını dile, altında imzaları resmi belgeleri, sunulan tasarım örnekleri, boşlukları ve formları kimliğini doğrulayabilir mesajların listesi sunulmuştur.

kayıt tutma

Belgenin (yılda 200'den az) bir düşük seviyede küçük organizasyonlarda bu kayıt tutma dair hiçbir kuşku yok. Her şey zorlar çalışanları kendilerini, hatta kafa karar verilir.

kayıt tutma yükümlülükleri doğrudan çalışan için değildir ve onun iş kontratında değilseniz, görevlerini emanet kararname çıkarmak gerekir. Bu belge detay ek görevleri, sorumlulukları ve tazminat boyamak için olmalıdır.

Personel kayıtları Özellikleri

Kuruluşunuz tek çalışanın faaliyet varsa, istihdam belgeleri yaratacaktır emin olun. Ne İK dış kaynak sorunu, çalışanların az sayıda şirketler için özellikle önemlidir.

İK dış kaynak - çalışanların çalıştırılmasına ilişkin spesifik belgelerin hareketini sağlamaktır. Personel Dairesi - Genellikle bu görevleri özel bir birim tarafından yürütülmektedir. Bunların işlevleri alımı, işleme ve depolama dahil İK belgeler. gizli kişisel verilerin işlenmesi dahil.

Personel evrak genellikle gizlilik ve depolama özelliklerinin kuralları ile genel uyum ayrı gerçekleştirdi.

ofis optimizasyonu

dijital teknolojilerin hızla gelişmesi rağmen, birçok kuruluş iş akışını optimize etmek zordur. eski moda kağıt yazışmaları kurşun ve düzenli günlükleri yürütmek Devam Ediyor.

Bu da iki faktöre bağlıdır:

• yenilik kurumsal çalışanlara direnç;
• finans eksikliği.

Yöneticiler önemli yatırımlarla iş akışı optimizasyonu önemli verdiğini hatırlamalıyız ekonomik etkisi.