Işlerine, onların özellikleri ve amacı terminoloji Türleri

işletmenin etkili doküman yönetimi organizasyonu bunun için uygun koşulların yaratılması olmadan imkansızdır. или на бумажных носителях. Bunlardan biri elektronik ortamda veya kağıt üzerinde işlerinin terminoloji gibi davranır. Faaliyeti belgelerle bağlanır uzmanı, sorarsanız: "işlerin terminoloji türleri nelerdir" - bu bunları doğru bir şekilde çağırmalıdır. Böyle çalışanlar zorunlu olması, çabuk dizi belgelerinde yönelmelerini sınıflandırmayı bilmek.

Vakaların aralığı: kavramı, türleri, içerik, değer

yaratılış düzenini açıklayan önce terminolojiyi anlıyoruz. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. olgu terminoloji tipleri depolama süreleri gösterir ve aktivite sırasında şirketi tarafından üretilen belgelerin komplekslerinin adları sistematik listelerinin öngörülen şeklinde geliştirilen kategorileri bulunmaktadır. Onlar gerekli eylemlerin hızlı arama için gereklidir. işlemlerin hız kalitesi aralığı bağlıdır. dağıtmak ve grup için kullanılan listeleri klasörü, güvenli endeksleme kurulan saklama süreleri uygulanan hareket eder. Onlar, bir referans dosyası oluşturma sağlamak ve muhasebe bilgilerinin kaynağı olarak hizmet vermektedir. , как типовая, примерная, индивидуальная. Uygulamada, terminoloji bu tür tipik bir örnek birey gibi çalışır kullandı. şirket bağımsız dikkate faaliyetlerinin özelliklerini alarak bir liste geliştirmek zorundadır.

Gereksinim

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. durumlarda, bunların özellikleri ve amacı türlerinin yelpazesini göz önüne alındığında, yönetmelik kendi derleme kullanılan kuralları tanımlar. listelerin oluşturulması sırasında aşağıdaki gibidir:

1. Açıklayan düzenleme, arama ve belgeleri saklamak, muhasebe yaklaşımların birliğini gözlemleyin.
2. indeksleme kullanın. Bu listelerin ilgili bölümlerine değişiklikler, düzeltmeler ve eklemeler sağlar.
3. Stabilite dizinleri kontrol edin.

Genel özellikler

, указанные выше. kısaca amaç ve yukarıda bahsedilen durumların türlerinin yelpazesini inceleyelim. Bireysel listeleri Özel organizasyonlar için geliştirilmektedir. Onlar her gün onun faaliyetleri için kullanılan belgelere yansıtmaktadır. Aynı endüstrisinde eylemlerinin aynı tip kullanım şirketleri dahil etmek eğilimindedir. номенклатуры дел. standart terminolojiyi kullanarak birleşmesi ve gruplar için ve e İşleri hakkında. İkincisi bir öneri var. дел являются обязательными. olgu Adlandırılmalarının tipik türleri zorunludur. Genellikle sanayi (sistem) boyunca şirketler için aynı İndeks ile yüklenir. Tipik ve örnek terminolojisi üst kuruluş derlenmiş. Bunlar belirli işletmeler için bağımsız girişler oluşumu için bir temel olarak hizmet vermektedir. Onlar da, daha yüksek yapılarla anlaşmaya tabi. находятся в ведении квалифицированных специалистов. işlerine ve bunların tasarım terminolojisi Türleri nitelikli profesyoneller tarafından işletilmektedir. Onlar envanter ve onlarla organizasyon çalışmalarına ilgi duyarlar. Oluşmuş isimlendirme ofis ve arşiv iş ile koordine edilmelidir.

önemli faktör

işlerinin isimlendirme bakılmaksızın bir standart veya envanterinin varlığından, her işletmenin mevcut olması gerekir. organizasyon için konsolide belgenin optimum gelişme olarak kabul edilir. подразделений. Bu işleri bölümlerin terminoloji her türlü içerir. Bir konsolide liste uygun arşivi mutabık. Onaydan sonra yapısal birimlerinde lideri işlerinde kullanılmak üzere boşaltım bölümleri transfer etti.

hazırlık özelliklerini

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Çalışanlar için, kontrol listeleri gelişmekte, işlerin terminoloji farklı türleri değil, aynı zamanda kompozisyon, kurumsal kullanılan doküman sayısı değil sadece ne olduğunu bilmek önemlidir. faaliyetlerinde, uzmanlar anki organizasyonun pozisyonunu ve eylemler, personel, sınıflandırmaları, envanter, referans dosyasının geçen yılki liste vb. sınıflama isimlendirme şeması işletmenin yapısına bağlı olacaktır kullanın. Hatırı sayılır önemi ve organizasyon anlar fonksiyonları. Bu bağlamda, hem sınıflandırma kategorileri olarak iç bölünmeleri ve yönetim görevlerini hareket edebilir.

belge türleri

Vakaların aralığı şirketin faaliyetlerini yansıtacak tüm eylemleri içermelidir. Kamu kurum tarafından kullanılan belgeler oluşturuldukları olan kuruluşlar listesine dahil edilmiştir. terminolojisinde çözümleri, referans dosyası için üçüncü taraf şirketlere gelen mevcut ve yarım kalan bir iş olabilir. yayınlar listesine dahil edilmedi. Bunlar, diğerlerinin yanı sıra, böylece kararların koleksiyonları, bültenler, kılavuzlar, referans dergileri, broşür, işaret ve dahil içerir. örgütün ana yön yansıtmamaktadır alfabeler ve diğer yardımcı malzeme aralığını eklemeyin.

genel düzeni

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Vakaların terminolojisinin metin bölümleri ve sınıflandırma şemasının alt listesi biçimini alır. Aynı zamanda, belirtilen başlıklar karmaşık belgeler de. belgelerden gerekli bilgilere tabloların şeklinde kaydedilir. Daha sonra, bunlar proje öğenin oluşumunda kullanılmaktadır. listesi tablo şeklinde görünebilir. Örneğin:

ıslah okul türü 8'de işlerin isimlendirme

altyazıların dilini belirleme

Bu belirlenecek kurallara uygun yürütülür. , Gerektiği Özellikle:

1. genelleştirilmiş formda doğru durumda, içinde yerleştirilir belgeler, türler ve fonksiyonel aksesuar bileşiminin içeriğini yansıtır.
2. berrak bir dizi halinde düzenlenmiş bağlama elemanları içerir:

• türü veya alt tipi adı. Bu yüzden bir yazışma günlüğü, siparişler, protokoller ve olabilir.
• kuruluş / yapısal biriminin adı. Belgenin geliştirici / yazar hakkında bilgi yoktur içermelidir.
• muhatap olacak veya hangi o durumda yerleştirilir eylemleri almak gerekiyordu şirketin adı.
• Belgelerin kısa açıklaması.
• eylemlerin içeriği ile ilişkili olan toprakları, adı.
• Dönem (tarih), hangi dokümanların durumda yerleştirilir için. Ayrıca kopya kullanılabilirliği hakkında bilgi vermektedir.

bir konu üzerinde Acts

onlar yürütme dizisini, kelime "belgeler" içermeyen eğer vakaların başlıkları belirlerken hangi tür kağıtlar vardır ve sonunda (parantez içinde) ana tiplerini gösterir. Bu vs. örneğin aşağıda :. olarak olabilir formülasyon raporlar, planlar, olabilir "İşletmede arşivler seminer programları Belgeler (önerilir öğretim yayınların listesi listeleri)."

yazışma

o içinde yer aldığı Başlıklar durumlarda, uygun bir terim içerir. kelime "yazışmalar" Sonra Ne konuda, işaret ve kimden o yürütülmüştür. Vakaların başlıkta hangi homojen muhabir, isimleri verilmeyen harfler vardır. Bunun yerine, ortak bir tür işaret eder. üslup, örneğin, bu olabilir: "Yazışmalar örgütün yıllık raporlama ve planlama şubesi bulunan." Farklı muhabirleri de harfler varsa, bunlar da yer almaz. Bu durumda, iletişimin sadece konuyu göstermektedir. Örneğin: "personelin adaptasyonu ile ilgili konularda Yazışmalar" aslında sadece kendisine ve ondan mektup içerdiğinde belirli muhabir adı yalnızca göstermektedir.

Belirli bir yöreye ilişkin belgeler

işler bu eylemler oluşturulursa, başlıklar gelen idari-bölgesel birimlerin belirtilen isimlerdir. Bu hesaba nüansları bir dizi almalı:

1. Doküman setinin içeriği birkaç homojen alanları içeriyorsa, kendi özel isimleri yer almaz. Bu durumda, bunların genel model adını verdiği. ifadeler olabilir: "Savunma Başkanları etkileşimi organizasyonu hakkında Belgeler terörle mücadele."
2. İçerik idari-bölgesel birimlerinden birine ilgili ise, adı başlığında belirtti.

ilaveten

planlama belgeleri içerecektir başlık durumlarda, / ifadeler kendilerini teşkil eden dönem verileri içermektedir. Bu çeyrek veya yıl, yarı yıl olabilir. Homojen belgeleri özetlemek için kullanılan olguların başlıklar, soyadı çoğul belirtilir. Örneğin: "örgütün çalışanlarının promosyon Siparişler."

hacimleri oluşturma

parçaları için adı - birkaç parçadan meydana edilecektir ki, (belgelerde önemli miktarda örneğin, varsayılan) olduğu durumlarda, ilk önce bir ortak başlık parçası ve (gerekirse) formüle edilmiştir. Geçen gerçekleştirilen güncelleme fonksiyonu. "2015 yılının 1 yarısı için Cilt 1. Memo" "2015 için Memo": Örneğin. oluşumu ve temizleme kompleksleri başlıklarını esnasında belgeleri belirtilebilir. Aynı zamanda onları akıcı, spesifik olmayan ifadeler dahil edilmesini yasakladı. Özellikle, böylece "farklı", "genel yazışmalar" ve gibi kelimeleri kullanmak yasaktır. Karmaşık dönüşler ve tanıtım kelimelerin kullanımını önlemek için tavsiye edilir.

düzene

Bu iki şekilde yapılabilir:

1. Listenin en tamamını organizasyonun terminoloji oluşturulması sırasında organizasyonel ve idari eylemleri dahil, iş manşetlere katlanmak. Daha sonra, diğer kategoriler (sözleşmeli, planlama ve raporlama, vb) adlarını göstermek için onların önemi azalan sırada. bölme yapısı, hem de soyadı ödevi vakalarının Konsolidasyon içlerinde özel ve işlevsel bir ilişki eylemler dayalı olmalıdır.
2. bölümlerin adları konsolide listesinin oluşumunda yılında sınıflandırma şemaları yapıldığı temelinde doğrudan isimleri bölünmeler hareket edecektir. isimler personel uyarınca düzenlenir.

terimlerin tanımı

Önceden ayarlanmış süre bunların uygulanması, depolama modlarının zamanında ayarlama düzenli izlenmesi örgütlenmesini sağlamak için gereklidir. Bunun nedenleri vardır Örneğin, zaman, geçici kalıcı değişebilir. reçete dönemi veri modelinde (bölüm) işletmenin çalışması sırasında oluşturulan belgelerin listesi ile uygun olacaktır. Böyle bir liste mevcut değilse, yaklaşık / tipik terminolojiyi kullanır. tutma dönemlerinin belirlenmesi de Federal Arşivleri yetkili makamlar ile koordinasyon içinde gerçekleştirilebilir.

endeksleri atama

Bu onlar dahil vaka ve belgelerin operasyonel ve hatasız tanımlanması için yapılır. Dizin Arap rakamları ile oluşturulan bir sembolü temsil eder. (Bir kısa çizgi ile) halinde bir seri numarasının ilavesi ile kod bölümü de içerebilir. Örneğin, muhasebe bölümü bir belgenin, yıllık rapor savunucuları açılış bölüm olarak Kod 05. atanır. Buna uygun olarak, birleştirilmiş bir listesini bir parçası olarak hareket içeren durumda, indeks 05-01 olduğu.