Gizli kayıt yönetimi: organizasyon ve yönetim kuralları

Şu andan itibaren, gizli kayıt tutma - Kamu makamlarının sadece ayrıcalıklı. Bugün gizli damgalı belgeler hemen hemen her büyük ticari organizasyona sahiptir. Bu yazıda tüm gizli belgelerin usulüne uygun olarak yürütülmesi öğreneceksiniz.

evrak gizlilik kavramı

Herhangi emek faaliyeti, öyle ya gizli veya gizli belgelerle başka Bağlı, her zaman zorluklar, sorunlar ve risklerin bir çok tutar. sebebi nedir? Ana tek yetkin gizlilik giyen kağıtlarla çalışmak sıradan yetersizlik olduğu aralarında birçok nedeni vardır.

Başlangıç için hepsi bir muamma olduğunu belirlemek için gerekli olacaktır. gizem çeşitli anlamları vardır. dikkate En yaygın tanımı çekmek için, kavram sadece yüzün sınırlı sayıda mevcut olan bilgi bir tür olarak yorumlanmalıdır mı. gizem gizli tutulmalıdır, ifşa edilmesi değildir. Kural olarak, gizem yakında kayboldu ve bilgi çok sayıda insanın kullanımına açık olacaktır. Buna göre, gizli yargılamanın organizasyonu gereksiz hale gelir.

gizlilik

Şu anda, gizlilik birkaç temel türü vardır. Biz gizli bir ofis işleri, şu veya bu şekilde devlet işlerine başka Bağlı bahsediyoruz, tüm belgeler üç ana tipe ayrılır:

• özel önemi;
• Çok Gizli;
• resmi kullanım.

Bu sınıflandırma "devlet günü. Sırları", 1993 Temmuz 21 özel Federal Kanunu ile sabittir. Akbabalar her ne üstündedir?

"Özel önem" olarak sınıflandırılır gizlilik en yüksek derecede temsil eder. Doğal olarak, böyle bir durum uzakta her belgeden alabilirsiniz. Örneğin, devlet veya herhangi bir grup insan için önemli bir zarar, özel önem boyun ağzının halinde uygulanabilir. Yani ilgili belgelerin bu tür neden korumadır.

"Çok gizli" olarak sınıflandırılır da devlet sırrı çeşit içeren belgeleri atanır. Bu durumda gazetelerin bu tür mücadele Sıkı düzenleme özelliğidir.

Mühürlenmiş "resmi kullanım" ciddi kullanımlarını kısıtlar, ancak, yüksek güvenlikli belgeler sağlamaz. gizli evrak Bu tür genellikle ticari yapılarda, yüklü.

sınıflandırma sırası

Yasanın tüm sınıflandırmak için prosedür de bir devlet kurar. Gizli Yukarıda adı. Bu belgeye göre, gizlice, devlete tabi, şunları içerebilir:

• Askeri alanda ilgili bilgiler;
• ekonomi, mühendislik veya bilim hakkında bilgiler;
• Dış politika veya bilginin ekonomik alanlarda yaklaşık;
• karşı istihbarat, operasyonel ve anti-terör politikası soruşturma faaliyeti, vb. d hakkında bilgiler.

Nasıl belgeler gizli tutulur edilecek? Unutulmaması gereken en önemli şey, özel yetkili uzmanlar bulunmasıdır. Belirli uzmanlık çalışma olan kişiler belli menkul güvenli depolama geliştirmektir. Ayrıca iş var ki uyarınca, en uygun güvenlik sınıflandırması seçer. Aslında, gizli kayıt tutma - çalışanları ve yöneticileri ile büyük küre.

gizlilik Sistem tayini ilkesi

En yetkin belirleme için gizlilik derecesi periyodik olmak özel ilkelerini uygulamalı olmalıdır. Sistem ilkelerine - Aşağıdaki tartışma evrak bir sır tanımına odaklanır. Bu nedir?

Sistem yaklaşımının ana özelliği - bir bütün olarak sınıflandırılması problemine özel dikkat. Temel işlevi iki karşılıklı etkileyen trendleri tutmaktır: Bir yanda, önemli bilgilerin yayılmasını önlemek için; diğer yandan - kütle sınıflandırma ve buna bağlı sorunları önlemek için.

Nasıl ofis gizli tutulması nedir? İki ana mekanizma vardır: abartı ve gizlilik hafife. Abartılı ölçüde azaltma işlemini zayıflatır, gerekli bilgi alış verişinde imkanı daraltır.

diğer ilkeler

Başka hangi ilke ve gizli yargılamanın kuralları ayırt edilebilir? sistemlerine ek olarak, tarafsızlık da dikkati çekiyor. Ne anlamı var? Eğer kısa bir açıklama vermek, aşağıdaki gibi, o zaman sesler: gizli belgeler ile uğraşırken sübjektif görüş ve varsayımların her türlü rehberliğinde edilemez. Orada Buna göre, kurallar belli kümesi olmalı ve gerekli bütün önlemleri geliştirilecektir.

optimizasyon ilkesi - gizli ofis başka unsurdur. En iyi ve en uygun çözümdür - Onun ana itme gizli belgelerin verilerin az miktarda olmasıdır. Fazlalık bilgiler sadece gerekli seviyede güvenliği rahatsız edecektir.

Periyodik muayene prensibi gizli belgelerin sürekli izlenmesidir.

Gizli belgelere Değişiklik Açık

Daha önce de belirtildiği gibi, bir dokümanın bir gizlilik derecesi, belirli bir veri listesi göre belirlenir. Sonra belgelerin sınıflandırılması sınıflandırılacaktır ve depolamaya gönderilir. bu belgelerde değişiklik yapmak mümkün mü?

Talimatlar Devletin Federal Kanunu içeren gizli ofis işleri,. gizli, belgeler, çeşitli derecelerde revizyona tabidir altında nesnel durumlara ve koşullara bir dizi giderir. Gizliliği kaldırılan veya değiştirmek belgeler için son tarih 30 yıl geçmemesi gerektiğini, ancak, unutulmamalıdır. İstisna - özel bir bölümler arası komisyon kararı. Bir sınıflandırma olduğu gibi, kaldırmak veya gizlilik kişilerin grup tarafından yetkilendirilmiş özel yapılan azaltmaya çalışır.

gizli belgeleri İmha

gizli belgelerin imhası konusundaki karar kendisine dayatılan gizlilik bağlıdır. özel öneme veya çok gizli bir sorusu bir işareti boyun tekrar bölümler arası komisyon çözüyorsa. Bir ticari sır, bir varlığın sırrı belgeler varsa, o da uzmanların ve yöneticilerin özel bir komisyon toplanacak gereklidir. Bu organizasyon meseleleri ele alacak ve yönetim izni vermek zorundadır.

yıkım sürecinin yaşandığı genellikle üç veya daha fazla kişiden oluşan. kağıt dönüştürme makinelerinin - özel makinelerin yardımı ile tahrip kağıt. Kayıt formlarında işaret bulunmalıdır, muhasebe belgeleri belirtir. Aynı zamanda gizli belgeleri imha iç envanter kaldırılması ile paralel olarak yapılması gerektiğini belirtmek gerekir.

Özel ofis Kuralları

Aşağıdaki tartışma şirketleri veya diğer ticari kuruluşlar gizli belgeler üzerinde odaklanmaktadır. gizli belgeler ile çalışırken bir kaç temel kural ve gerekliliklerini dikkate almak gerekir. En önemli noktaları vurgulamak için değer:

• Eğer belgelere yetkisiz kişilerin erişimi üzerinde sıkı kontrol uymak zorundadır. Biz personel bahsediyoruz. Böylece, güvenlik bir bekçi ya da güvenlik hizmeti ile sağlanmış olmalıdır.
• Doğru gizli belgeler ile çalışmak hakkına sahip kişileri belirlemek için gereklidir. Buna göre, verdikleri ve özel güçler olmalıdır.
• gizli belgeler ile çalışmak için açık bir talimat (not) geliştirilmelidir. Tüm fazla çalışma onunla sıkı göre düzenlenmelidir.
• çalışanı ile ticari ve endüstriyel sırlar gizlilik anlaşması alınmalıdır.
• Bu gizli belgelere erişim hakkına kişiler için kalıcı mali teşvikler olmalıdır. Özellikle, herhangi bir gizli ofis işleri kişi kontrolünün kişisel liderlik altında olmalıdır.

Bu gizli veya gizli belgeler ile uğraşırken izlenmesi gereken tüm temel kuralları.

Gizli belgeler üzerinde uzmanların görev

her farklı şirkette, gizli kayıt yönetimi erişebilir çalışanların Görevleri. Her durumda, gizli belgelerle çalışmak için standart talimatlar diye bir şey yoktur. Ancak, gizli belgeleri ele alan her çalışanın hatırlanmalıdır en yaygın ve ortak noktalar tespit etmek mümkündür. Özellikle, aslında o bahsediyoruz:

• Çalışan belgelerin saklanması, korunması veya revizyon için şahsen sorumludur.
• Çalışan, uyanık sorumlu ve özenli olmalıdır. belgelere erişmek için yetkisiz kişiler tarafından herhangi bir girişimleri derhal durdurulmalıdır.
• Çalışan tanımak ve gizli belgeler ile çalışmak için nasıl talimatlara uymak zorundadır.

Buna ek olarak, uzman yapmak yasaktır gerçeğini vurgulamak gerekir. Bunlar arasında:

• gizli bilgilerin yetkisiz kişiler tarafından Mesajlar;
• yönetimin bilgisi olmadan kaldırılması, ulaşım veya değiştirme belgeler;
• çalışanın yetki alanına girmeyen konularda belgelerle alışma;
• yönetimin bilgisi olmadan belgelerin imha.

Görünüş gizli belgelerin

Bu gizli belgelerin kapağı gibi görünmesi gerektiği hakkında en genel bilgiler ile sonuçlanacaktır. Hemen hemen her gizli kayıt yönetimi departmanı aşağıdaki kuralları birleştirir:

• Sağ üst köşede - güvenlik sınıflandırması;
• AFC - stok sayısı;
• Sağ üst köşeden kırmızı çizgi olmalıdır mükemmel gizliliğini damgalı belgeler var;
• Yaprak sayılı ve iplik dikili edilmelidir.

Doğal olarak, menkul bu tür birçok başka şartlar vardır. Ancak, yukarıda sözü edilen anlar gizli belgelerin hemen hemen herhangi bir biçimde ilişkilidir.